База данных для системы складского учета в прокате шоу оборудования

Визуализация схемы

Назначение:

Система предназначена для учета оборудования, которое сдается в аренду на мероприятия. Она позволяет отслеживать наличие оборудования, его состояние, а также управлять процессом аренды.

Описание бизнес-процесса выполнения заказа:

1. Создание заказа: Заказ создается на основе запроса клиента. В заказе указываются все необходимые детали, такие как дата начала и окончания аренды, список оборудования и услуг, которые требуются клиенту.
2. Проверка наличия оборудования: Система проверяет наличие запрашиваемого оборудования на складе. Если оборудование доступно, оно резервируется для клиента. Если оборудование недоступно, система уведомляет об этом менеджера и предлагает альтернативные замены.
3. Расчет стоимости: Система рассчитывает стоимость аренды на основе выбранного оборудования, сроков аренды, услуг. На основании физических размеров, веса, объёма, упаковки система рассчитывает транспорт, необходимый персонал, время на монтаж.
4. Внесение предоплаты: Клиент вносит предоплату за аренду. Система фиксирует платеж и обновляет статус заказа.
5. Подготовка оборудования: Система создает задание на подготовку оборудования. Сотрудники склада подготавливают оборудование к отправке, проверяют его состояние и комплектность. Если оборудование требует ремонта или профилактики, система уведомляет об этом сервисный отдел.
6. Отгрузка оборудования: После подготовки оборудования, в рассчитанные сроки, оно отгружается клиенту. Система фиксирует отгрузку и обновляет статус заказа.
7. Монтаж оборудования: Сотрудники монтажной группы выполняют установку оборудования на месте проведения мероприятия.
8. Заявки на сервис: Если в процессе монтажа оборудования возникают неисправности, недочеты сотрудники могут создать заявку на сервис.
9. Работа на мероприятии: Система фиксирует работу оборудования на мероприятии. ( смена статуса, фиксация времени работы персонала, оборудования)
10. Возврат оборудования: После завершения мероприятия, оборудование может вернуться на склад или поехать на другое мероприятие. При этом уточняется его состояние, остаток, необходимость ремонта или профилактики. Система фиксирует возврат оборудования и обновляет статус заказа.
11. Закрытие заказа: После завершения всех работ, система закрывает заказ. Все расходы, доходы и другие детали фиксируются в системе. Система генерирует отчет, начисляет зарплату сотрудникам, премии менеджерам.

Система включает в себя следующие основные сущности:

• Продукт: Центральная сущность, представляющая предмет каталога, которая включает типы:

  • Оборудование: Физическая единица, которая может быть арендована.
  • Расходный материал: Элемент, который может быть арендован, но не обязателен к возврату после аренды (например, жидкости которые едут в приборе).
  • Комплект: Виртуальная единица, которая может состоять из нескольких продуктов.
  • Услуга: Услуга, которая может быть предоставлена клиенту (например, установка, монтаж).

• Документы управления остатками:

  • Инвентаризация: Документ, который позволяет проверить фактическое наличие оборудования на складе. И зафиксировать корректное текущее количество.
  • Приход: Документ хозяйственной операции, который фиксирует поступление оборудования на склад.( покупка, внесение начальных остатков)
  • Расход: Документ хозяйственной операции, который фиксирует списание оборудования со склада ( продажа, утеря, списание по причине неисправности)
  • Перемещение: Документ, который фиксирует перемещение оборудования между складами.

• Документы сервиса оборудования: Документ, который фиксирует сервисные работы над оборудованием.

  • Ремонт: Документ, который фиксирует ремонт оборудования.
  • Профилактика: Документ, который фиксирует профилактические работы над оборудованием.

• Заказ клиента: Сущность которая фиксирует заказ клиента на услуги аренды оборудования и является основой для учета процесса аренды. Включает дочерние сущности:

  • Контрагент: Контрагент, с которым был заключен договор на выполнение заказа. Включает в себя информацию о контрагенте, его реквизиты и другие детали.
  • Продукты: Список продуктов, которые были заказаны клиентом.( может содержать элементы из каталога, строки, разделители на группы ( для формирования комплекта))
  • Персонал: Список сотрудников, которые были задействованы в выполнении заказа.
  • Расходы: Список расходов, которые были понесены в процессе выполнения заказа.
  • Платежи: Список платежей, которые были произведены клиентом в процессе выполнения заказа.
  • Договор: Договор, который был заключен с клиентом на выполнение заказа. Включает в себя условия аренды, стоимость и другие детали.
  • Счет: Счет, который был выставлен клиенту на оплату заказа. Включает в себя сумму, дату и другие детали.

• Склад: Включает в себя информацию о местоположении склада, его адресе и другие детали.

• Сотрудник: Сущность которая фиксирует информацию о сотрудниках компании. Может быть задействован в выполнении заказа, может быть ответственным за склад, а также может быть задействован в сервисных работах над оборудованием. Сотрудник может иметь аккаунт в системе, или нет

Отчеты которые можно получить из системы:

• Отчет по остаткам оборудования / расходных материалов на складе
• История движений оборудования
• Управленческие отчеты в разрезе оборудования, контрагентов, заказов
• Графики по движению оборудования ( календарь аренды)
• Отчет по сервисным работам над оборудованием

Проблемы, которые решает система:

• Учет оборудования на складе
• Отражение движения оборудования на всех стадиях выполнения заказа
• Расчет окупаемости оборудования с учетом всех затрат ( включая амортизацию)
• Система не даст отгрузить оборудование, если оно находится в ремонте, находится в другом заказе
• Учет всех расходов, связанных с выполнением заказа