Microsoft Planner Export/Import Tool

Erstellt von Alexander Waller · Hohenems Informatik

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Übersicht

Dieses Tool ermöglicht den vollständigen Export und Import von Microsoft Planner-Daten über die Microsoft Graph API. Hauptanwendungsfall ist die Datensicherung vor Lizenzwechseln sowie die Migration von Plänen zwischen M365-Gruppen oder Tenants.

Was wird exportiert/importiert?

Datenpunkt	Export	Import
Pläne	✅	✅
Buckets (Spalten)	✅	✅
Tasks (Aufgaben)	✅	✅
Beschreibungen	✅	✅
Checklisten	✅	✅
Zuweisungen (Personen)	✅	✅ *
Priorität	✅	✅
Fälligkeitsdatum	✅	✅
Startdatum	✅	✅
Labels/Kategorien	✅	✅
Links/Referenzen	✅	✅
Fortschritt (%)	✅	✅
Kommentare	❌ **	❌
Dateianhänge	✅ (als Link)	✅ (als Link)

* Zuweisungen funktionieren nur wenn die Benutzer im Ziel-Tenant mit gleicher UPN/Mail existieren ** Kommentare sind über die Planner API nicht zugänglich (werden in Exchange gespeichert)

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Voraussetzungen

1. PowerShell

PowerShell 5.1 (Windows vorinstalliert) wird unterstützt. PowerShell 7+ empfohlen:

winget install Microsoft.PowerShell

2. Microsoft Graph PowerShell Module

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser -Force

3. M365-Berechtigungen

Beim ersten Ausführen öffnet sich ein Browser-Fenster (oder Device-Code-Flow). Das angemeldete Konto benötigt:

• Export: Mitgliedschaft in den zu exportierenden Gruppen
• Import: Mitgliedschaft in den Zielgruppen + Recht zum Erstellen von Plänen
• Admin-Consent für die erforderlichen Graph-Berechtigungen (siehe CLOUD-SETUP.md)

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Verwendung

Export

# Alle eigenen Pläne exportieren (empfohlen für einfache Fälle)
.\Export-PlannerData.ps1 -UseCurrentUser

# Mit abgeschlossenen Tasks
.\Export-PlannerData.ps1 -UseCurrentUser -IncludeCompletedTasks

# Bestimmte Gruppen nach Name
.\Export-PlannerData.ps1 -GroupNames "Projektteam Alpha", "Marketing Team"

# Bestimmte Gruppen nach ID
.\Export-PlannerData.ps1 -GroupIds "abc123-...", "def456-..."

# Interaktive Gruppenauswahl
.\Export-PlannerData.ps1 -Interactive

# Ohne Parameter: zeigt alle Gruppen, fragt ob Auswahl oder alle exportieren
.\Export-PlannerData.ps1

# In bestimmtes Verzeichnis exportieren
.\Export-PlannerData.ps1 -UseCurrentUser -ExportPath "C:\Backup\Planner"

Export-Verzeichnis: Wird automatisch ermittelt: C:\temp → C:\tmp → Dokumente-Ordner. Kann mit -ExportPath überschrieben werden.

Import

# Alle exportierten Pläne importieren (in Original-Gruppen)
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000"

# Probelauf (zeigt was gemacht würde, ohne Änderungen)
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000" -DryRun

# In eine bestimmte Zielgruppe importieren
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000" -TargetGroupId "neue-gruppe-id"

# Ohne Zuweisungen importieren
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000" -SkipAssignments

# Abgeschlossene Tasks nicht importieren
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000" -SkipCompletedTasks

# Mit Benutzer-Mapping (bei Tenant-Migration mit geänderten User-IDs)
$mapping = @{
    "alte-user-id-1" = "neue-user-id-1"
    "alte-user-id-2" = "neue-user-id-2"
}
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath ".\PlannerExport_20260209_143000" -UserMapping $mapping

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Exportierte Dateien

PlannerExport_20260209_143000/
├── _ExportIndex.json                        # Metadaten: Datum, Konto, Planliste
├── Projektplanung.json                      # Strukturierte Daten für Import
├── Projektplanung_Zusammenfassung.txt       # Lesbare Textübersicht
├── IT_Infrastruktur.json
├── IT_Infrastruktur_Zusammenfassung.txt
└── ...

logs/
├── export_20260209_143000.log               # Vollständiges Protokoll je Export-Lauf
└── import_20260209_150000.log               # Vollständiges Protokoll je Import-Lauf

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Empfohlene Vorgehensweise beim Lizenzwechsel

1. Vor dem Wechsel — Export:

.\Export-PlannerData.ps1 -UseCurrentUser -ExportPath "C:\Backup\Planner_VorWechsel"
# Zusammenfassungen prüfen:
Get-ChildItem "C:\Backup\Planner_VorWechsel\*Zusammenfassung*"

2. Export-Verzeichnis sichern (Netzlaufwerk, ZIP, externer Speicher)

3. Nach dem Wechsel — Import:

# Erst Probelauf:
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath "C:\Backup\Planner_VorWechsel" -DryRun

# Dann tatsächlicher Import:
.\Import-PlannerData.ps1 -ImportPath "C:\Backup\Planner_VorWechsel"

4. Stichproben prüfen: Pläne in Teams öffnen, Buckets, Tasks, Beschreibungen, Checklisten prüfen

Tasks mit Import-Problemen (fehlende Zuweisung, ungültige Daten) werden automatisch mit dem Label "⚠ Import-Fehler" markiert und sind in Teams leicht filterbar.

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Fehlerbehebung

Problem	Lösung
403 Forbidden beim Export	Konto ist kein Mitglied der Gruppe — oder Admin-Consent fehlt (siehe CLOUD-SETUP.md)
Zuweisungen fehlen nach Import	Benutzer existieren nicht im Tenant → -SkipAssignments oder -UserMapping verwenden
429 Too Many Requests	Script wartet automatisch — ggf. Throttle erhöhen
Fälligkeitsdaten fehlen	Waren im Export enthalten, werden korrekt importiert (nur wenn StartDate ≤ DueDate)
Kommentare fehlen	Über die Planner API nicht exportierbar (Exchange-basiert)
Dateianhänge fehlen	Nur Links werden exportiert, Dateien selbst liegen in SharePoint
Gruppe fehlt im Export	Konto ist nicht Mitglied → mit -UseCurrentUser nur eigene Gruppen exportieren

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Einschränkungen

• Kommentare — in Exchange gespeichert, über Planner API nicht zugänglich
• Dateianhänge — nur als Link-Referenz, Dateien bleiben in SharePoint
• Aufgabenverläufe — Änderungshistorie wird nicht exportiert
• Rate Limits — ~2000 Requests/Minute; das Script beinhaltet Throttling und automatischen Retry
• Gruppen ohne Mitgliedschaft — können nicht exportiert werden (403 Forbidden)

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Weitere Dokumentation

• CLOUD-SETUP.md — M365/Azure AD Einrichtung für Administratoren
• FUNCTIONS.md — Funktionsreferenz beider Scripts